Kann ich das Produktpass mit meinem ERP- oder Bestandsverwaltungssystem verknüpfen?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Der Pass muss als Datensatz übertragbar sein, nicht nur als Bildschirmanzeige

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt den digitalen Produktpass als eine Sammlung von Daten, die auf elektronischem Wege lesbar und übertragbar ist. Das ist eine andere Anforderung als "eine schöne Seite, die sich nach dem Scannen eines QR-Codes öffnet". Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass die Daten, die im Pass enthalten sind, auch als strukturierte Daten verfügbar sein müssen — nicht ausschließlich als Text auf einer Webseite. Ob und wie dies mit einem eigenen ERP- oder Bestandsverwaltungssystem gekoppelt wird, ist eine Wahl, die das Unternehmen selbst trifft; die Verordnung schreibt keine Kopplung vor, wohl aber einen Datensatz, der sich dafür eignet.

Interoperabilität zwischen Systemen ist ein Grundprinzip, keine technische Wahl des Lieferanten

Artikel 11 der ESPR befasst sich mit dem technischen Design und dem Betrieb des digitalen Produktpasses und nennt Interoperabilität als eines der Grundprinzipien, das das Passsystem erfüllen muss. Dies berührt unmittelbar die Frage, ob eine Kopplung mit einem eigenen System möglich ist: ein Pass, der nach diesem Artikel aufgebaut ist, soll grundsätzlich dazu dienen, Daten zwischen Systemen auszutauschen, nicht um eine geschlossene Umgebung zu sein. In der Praxis bemerkt ein Unternehmen dies vor allem bei der Frage, welche Datenformate und Identifikationscodes die Plattform verwendet, und ob diese mit dem anschließen, das das eigene ERP-System bereits verwendet.

Der eindeutige Identifikationscode ist das Verbindungsglied zwischen Pass und eigener Verwaltung

Eine Verbindung zwischen einem Produktpass und einem internen System steht und fällt mit einem eindeutigen Identifikationscode pro Produkt oder Charge. Ohne einen eindeutigen Kopplungsschlüssel bleibt eine ERP-Anbindung in der Praxis schwierig zu automatisieren, auch wenn dies nirgendwo wörtlich im Text von Artikel 10 oder 11 angegeben ist. Wie dieser Identifikationscode aufgebaut und zugewiesen wird, ist auf der Seite beschrieben über wie Sie jedem Produkt einen eindeutigen Identifikationscode geben. Für ein Unternehmen, das Aluminium chargenweise verkauft, hängt dies auch davon ab, ob die Registrierung pro Charge oder pro Stück erfolgt, was auf der Seite über Chargen- oder Stückregistrierung.

Der Produktpass bleibt bestehen, auch wenn sich das interne System ändert

Ein ERP-System wird irgendwann ersetzt, migriert oder aktualisiert. Der Produktpass selbst läuft da nicht automatisch mit — er wird zehn Jahre lang gehostet, unabhängig davon, was intern mit der Bestandsverwaltung geschieht. Diese Unterscheidung ist relevant bei der Einrichtung einer Schnittstelle: Die Schnittstelle ist ein Komfort für die eigene Geschäftstätigkeit, keine Ersetzung der Verpflichtung, dass der Pass erreichbar bleibt. Mehr über diese Aufbewahrungsfrist finden Sie auf der Seite über wie lange ein Pass verfügbar bleiben muss.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Es gibt einige Situationen, die bei Unternehmen, die eine Schnittstelle zwischen Pass und eigenem System erwägen, regelmäßig auftreten:

• Das ERP-System wird als die Quelle angesehen, während der Pass die Quelle sein muss. Sobald Daten einmal veröffentlicht sind, ist der Pass die nachschlagbare Wahrheit für die Außenwelt. Änderungen im internen System laufen dort nicht automatisch durch, und wer das verwechselt, läuft Gefahr, dass der Pass und die eigene Verwaltung auseinanderlaufen.
• Bestandsmutationen werden mit Passänderungen verwechselt. Ein internes Bestandssystem ändert sich täglich: Mengen, Standorte, Chargenstatuse. Der Produktpass registriert Produktmerkmale, nicht die aktuelle Bestandsposition. Wer diese beiden Arten von Daten in einer Schnittstelle vermischt, schafft unnötige Komplexität — und manchmal ungerechtfertigte Änderungen an einem Pass, der bereits veröffentlicht ist. Wie diese Änderung nach Veröffentlichung genau funktioniert, wird auf der Seite über beschrieben Daten nach Veröffentlichung ändern.
• Eine Schnittstelle wird gebaut, ohne die Identifikationscode der Plattform zu berücksichtigen. Wenn die interne Artikelnummer nicht dem im Produktpass verwendeten Code entspricht, entsteht ein manueller Arbeitsschritt, der die Verknüpfung in der Praxis weitgehend aufhebt.
• Es wird davon ausgegangen, dass eine ERP-Verknüpfung auch für den physischen QR-Code auf dem Produkt sorgt. Das sind zwei getrennte Komponenten: Die Datenverknüpfung regelt den Informationsaustausch, die Anbringung des Datenträgers auf dem Aluminium selbst ist ein separater Prozess. Siehe hierzu wie der QR-Code auf das Produkt kommt.
• Es wird davon ausgegangen, dass das eigene System künftig selbst einen Pass "generiert". Solange die Delegierte Handlung für Aluminium noch nicht veröffentlicht ist, steht nicht fest, welches Datensatzformat genau verbindlich wird. Eine Verknüpfung kann vorbereitet werden, aber die Annahme, dass das eigene ERP-System künftig eigenständig alle Anforderungen erfüllt, ist verfrüht.

Was Sie bereits festhalten können

Für Unternehmen, die eine Verknüpfung zwischen dem Produktpass und einem eigenen System erwägen, ist es praktisch, die folgenden Punkte intern festzuhalten — auch wenn die Verknüpfung noch nicht aufgebaut wird:

• Welche Felder in Ihrem ERP- oder Lagerverwaltungssystem entsprechen welchen Feldern im Produktpass, einschließlich des pro Produkt oder Charge verwendeten Identifikationscodes.
• Wer im Unternehmen dafür verantwortlich ist, Daten aktuell zu halten, die sowohl intern genutzt als auch im Pass enthalten sind.
• Eine Vereinbarung darüber, wann Daten aus dem internen System in den Pass übernommen werden, und wann dies ausdrücklich nicht automatisch geschieht.
• Dokumentation darüber, welches System als Quelle für welche Information gilt — damit bei einer Kontrolle oder einer Frage eines Abnehmers klar ist, woher eine Kennzahl oder ein Merkmal stammt.
• Ein Überblick darüber, ob der Pass pro Stück oder pro Charge aufgebaut ist, da dies bestimmt, wie eine Verknüpfung mit Lagerbeständen am besten eingerichtet werden kann.

Diese Punkte legen kein Ergebnis fest und sind keine Garantie dafür, dass eine Verknüpfung dem genügt, was die delegierte Handlung dann verlangt — dieser Text existiert noch nicht. Sie sorgen aber dafür, dass ein Unternehmen, sobald die technischen Anforderungen konkret werden, nicht von vorne anfangen muss, um zu ermitteln, welche Daten wohin gehören.