Er bestaat geen vast tarief voor het aanpassen van contracten aan het aluminium productpaspoort, en dat is niet omdat niemand het weet. Het bedrag wordt vooral bepaald door uw eigen situatie: hoeveel contracten u heeft lopen met leveranciers en afnemers, wie ze opstelt, en hoeveel daarvan al een bepaling bevatten over het aanleveren van productgegevens. Bij het ene bedrijf is dat één paragraaf in een bestaand sjabloon, bij het andere een reeks losse gesprekken per klant.
De rekening hangt dus minder af van het productpaspoort zelf dan van de manier waarop uw bedrijf nu al met inkoop- en verkoopcontracten omgaat. Een bedrijf dat werkt met vaste algemene voorwaarden voegt doorgaans één bepaling toe die voor alle contracten tegelijk geldt. Een bedrijf dat voor elke klant of leverancier maatwerk schrijft, moet in feite elk contract afzonderlijk doornemen, en dat weegt direct door in het aantal uren dat een jurist of contractbeheerder eraan besteedt.
Wat de rekening opdrijft of juist beperkt
Het aantal contracten dat herzien moet worden is de eerste factor, maar niet de enige. Of het gaat om een nieuw contract of om een wijziging van een bestaand contract maakt verschil: een amendement is meestal sneller op te stellen dan een volledig nieuw stuk. Ook telt mee wie het werk doet. Een interne jurist rekent geen uurtarief door, maar kost wel tijd die dan niet aan iets anders wordt besteed. Een extern kantoor werkt met een uurtarief dat sterk uiteenloopt, en dat tarief loopt op naarmate de materie specifieker is en er meer afstemming nodig is met technische collega's die weten welke gegevens feitelijk worden uitgewisseld.
Wat er inhoudelijk in de tekst komt te staan
De kern van zo'n bepaling gaat meestal over drie dingen: wie welke gegevens aanlevert, in welke vorm, en op welk moment dat moet gebeuren. Daarnaast wordt vaak vastgelegd wat er gebeurt als het onderliggende product wijzigt, en wie het aanspreekpunt is als er iets moet worden aangepast. Hoe preciezer dat al in een bestaand contract staat omschreven, hoe minder tijd het kost om het aan te scherpen. Bedrijven die hun contractstructuur al op orde hebben, ervaren dit onderdeel meestal als een kleine toevoeging; bedrijven die dat nog niet hebben, lopen tegen bredere vragen aan die niets met het productpaspoort zelf te maken hebben.
Waar de kosten vaak worden onderschat
Twee onderdelen worden bij het inschatten van de kosten vaak vergeten. Het eerste is aansprakelijkheid: wat gebeurt er als een leverancier onjuiste gegevens aanlevert die in het paspoort terechtkomen. Het tweede is de omgang met gegevens die worden uitgewisseld, en of daar persoonsgegevens tussen zitten. Voor dat laatste punt is het nuttig om vooraf te bekijken welke gegevens werkelijk nodig zijn; op de pagina over privacy en gegevens staat toegelicht hoe daarmee wordt omgegaan bij het samenstellen van een paspoort. Wie dit vooraf helder heeft, voorkomt dat een contract later opnieuw moet worden opengetrokken.
Een indicatie krijgen voordat u een jurist belt
Voordat u tijd en geld steekt in het aanpassen van contracten, is het vaak nuttig om eerst te weten waar uw bedrijf precies staat: welke rol u in de keten heeft, en welke gegevens daarbij horen. Met een paar vragen die meteen een indicatie geven krijgt u daar zicht op, zonder dat dit al een juridisch traject in gang zet. Dat scheelt bij het gesprek met een jurist, omdat u dan al weet welke onderdelen relevant zijn voor uw contracten en welke niet.
De grens tussen het platform en uw contract
Alupas.eu stelt het paspoort samen op basis van de gegevens die u of uw leverancier aanlevert, hoste het tien jaar en levert de QR-datadrager. Het opstellen of aanpassen van uw eigen inkoop- of verkoopcontracten valt daarbuiten; dat blijft werk voor uzelf of uw jurist. Op de pagina die uitlegt waar de informatie vandaan komt staat hoe die aanlevering in de praktijk verloopt, en in de kennisbank met onderwerpen per situatie uitgezocht vindt u de aanpalende vragen over aanlevering en rolverdeling terug.
Wilt u eerst weten wat er voor uw bedrijf feitelijk verandert voordat u een contract laat aanpassen? Doe de gratis quick-scan of blader door de kennisbank om te zien welk onderdeel bij uw situatie past.