Mit kérdez egy felügyeleti szerv az alumínium ellenőrzésekor?

Mit kell konkréten tennie

Az ellenőrzés absztraktnak hangzik, amíg valaki nem áll az ürességnél, vagy amíg nem érkezik e-mail egy dokumentáció iránti kéréssel. Azt, amit egy felügyeleti szerv a gyakorlatban kér, két rendelkezésre lehet visszavezetni: az (EU) 2019/1020 rendelet a piaci felügyeletről általánosságban, és az ESPR 27. cikke (az (EU) 2024/1781 rendelet) a gyártók kötelezettségeiről kifejezetten a termékinformációs lap alá tartozó termékek esetében. E két rendelkezés kombinációja azt határozza meg, hogy a gyakorlatban mi történik ténylegesen az ellenőrzés során.

Mit várnak el Ön-től

A termék igazolható megfelelősége

Az (EU) 2019/1020 rendelet abból az elképzelésből indul ki, hogy egy piaci szereplő igazolni tudja, hogy egy termék megfelel a hatályos követelményeknek, nem pedig azt, hogy ez csak akkor derül ki, amikor egy felügyeleti szerv ezt kéri. Egy 10-100 főt foglalkoztató vállalatnál ez azt jelenti, hogy a megfelelőség igazolása már készen kell, hogy álljon: műszaki dokumentáció, tesztjelentések, szállítói nyilatkozatok az összetételről vagy az eredet. Aki ezt csak az első felügyeleti szerv kérése után kezdi el gyűjteni, lemarad a tényekről.

Egy kapcsolattartási pont a szervezeten belül

A piaci felügyelet egy felelős piaci szereplővel dolgozik: valakivel, aki válaszol a kérdésekre és aki a kért dokumentumokat meg tudja adni. Egy kisebb vállalatnál ez gyakran ugyanaz a személy, aki a minőségi dossziékat is kezeli vagy a beszerzést végzi. Gyakorlatilag ez azt jelenti, hogy egy felelős és tudásokkal rendelkező személynak kell lennie, aki ésszerű időtartamon belül válaszolni tud – nem egy külső fél, akit először be kell vonni, mielőtt valamit visszakapnál.

Információ, amely megfelel a termékinformációs lapnak

Az ESPR 27. cikke azt írja le, hogy a gyártók igazolni tudják a termékinformációs lapban szereplő információt: honnan származnak az adatok, ki szolgáltatta azokat, és megegyeznek-e azzal, ami a lapon szerepel. Az alumínium félgyártott termékek esetén ez az összetételre, az eredetre és szükség esetén az újrahasznosítási százalékra vonatkozó adatokról szól. Egy olyan felügyeleti szerv, aki a QR-adathordozón keresztül egy termékinformációs lapot tekint meg, kérheti az információ alapdokumentumait. Egy vállalat, amely adatokat továbbít anélkül, hogy az igazolás saját másolatát megőrizné, egy kérdésre nem tud mutatni semmit azon kívül, ami már online érhető.

Közreműködés az ellenőrzésben

Az (EU) 2019/1020 rendelet közreműködésből indul ki: hozzáférést nyújtani az információhoz, minták rendelkezésre állnak, ha ezt kérik, és a lényeges dokumentumokat a meghatározott időtartamon belül szolgáltatják. Ez egy olyan szervezetet igényel, amely tudja, hol vannak a dokumentumok és ki tudja azokat szolgáltatni, még akkor is, ha az a személy, aki az adott termékinformációs lapot akkoriban elkészítette, már nem dolgozik a vállalatnál.

Intézkedés egy megállapított eltérés esetén

Ha egy felügyeleti szerv eltérést észlel – egy termékinformációs lap, amely nem felel meg a fizikai terméknek, vagy hiányzó információ – akkor az (EU) 2019/1020 rendelet szerint erre választ kell adni: korrigálni, kiegészíteni, vagy a terméket ki kell vonni a forgalomból, ha ezt kérik. Egy termékinformációs lap esetén ez azt jelenti, hogy egy folyamatnak kell lennie a lap módosítására vagy kiegészítésére, nem csak azért, hogy egyszer elkészítsék és utána egyedül hagyják.

Hol sül el a gyakorlatban

A dokumentáció létezik, de senki sem tudja, hol. Tesztjelentések és szállítói nyilatkozatok megvannak, de különféle mappákban, postaládákban és rendszerekben szétszórtak. Egy felügyeleti szerv kérdésére napokba telik mindent összeegyeztetni, pedig a kérdésre gyakran rövidebb időtartamon belül kell válaszolni.

A termékinformációs lap és a fizikai termék eltérésbe kerül. Egy szállító módosítja egy ötvözet összetételét, de a termékinformációs lap nem frissül. Egy ellenőrzéskor kiderül, hogy az adatok már nem egyeznek meg azzal, ami ténylegesen a termékben van.

Senki sem kapcsolattartási pont. A vállalat megbízott külső felet a útlevél összeállítására, de belsőleg nem világos, hogy ki válaszol, ha kérdés érkezik. A felügyeleti szerv e-mailjei napokig várakoznak, mert senki sem érzi magát felelősnek.

A származási adatok indoklása hiányzik. Az útlevélben egy recyclingszázalék szerepel, de a szállító azon a nyilatkozaton alapuló szám soha nem volt archiválva. A forrásdokumentáció nélkül a szám nyilvánosságra hozták, de nem indokolható.

Az olyan készlet, amely már a kötelezettség előtt forgalomban van, elfelejtésre kerül. Az ellenőrzés néha olyan termékekre vonatkozik, amelyek már hosszabb ideje a piacon vannak. Aki csak az új termelésre készült fel, és nem gondolt arra, hogy mi történik az alumíniumkészlettel, amely már ott van, amikor a szabályok hatályba lépnek akkor egy ellenőrzéskor még ezzel szembesülhet.

Amit rögzíthet

• Egy áttekintés arról, hogy a szervezeten belül ki az elérhetőségi pont a felügyeleti szerv kérdéseire, beleértve egy helyettest is.
• Az útlevélben szereplő minden adat forrásdokumentumai: tesztjelentések, szállítói nyilatkozatok, tanúsítványok – egy állandó helyen megőrizve, nem csak a külső fél nál, amely az útlevelet összeállította.
• Egy rögzített időpont, amikor ellenőrzik, hogy az útlevélben szereplő adatok még aktuálisak-e az aktuális termékkel, különösen egy szállító-oldali változás után.
• Egy rövid eljárás arra az esetre, ha egy felügyeleti szerv kapcsolatba lép: ki válaszol, milyen határidőn belül, és ki szolgáltatja az anyagokat.
• Az olyan vállalatok számára, amelyeknek még el kell kezdeniük: egy áttekintés az alumínium-termékútlevél lépésről lépésre történő megközelítéséről, hogy az indoklás az elejétől kezdve rendben legyen, ahelyett, hogy utólag gyűjtenék össze.
• A belső szervezet számára: egy rövid magyarázat a kollégák felé arról, hogy mi változik, megtalálható a hogyan magyarázom meg a kollégáimnak, hogy mit változtat meg a termékalkalmazottas, hogy az ellenőrzés ne legyen meglepetés azok számára, akik nincsenek rá felkészülve.