Was fragt eine Aufsichtsbehörde bei einer Kontrolle von Aluminium?

Was Sie konkret tun müssen

Eine Kontrolle klingt abstrakt, bis jemand an der Theke steht oder eine E-Mail mit einer Dokumentationsanfrage ankommt. Was ein Überwachungsbehörde in der Praxis verlangt, lässt sich auf zwei Regelungen zurückführen: Verordnung (EU) 2019/1020 über die Marktüberwachung im Allgemeinen und Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) über die Pflichten von Herstellern speziell für Produkte, die unter einen Produktpass fallen. Die Kombination dieser beiden Bestimmungen bestimmt, was in der Praxis tatsächlich geschieht, wenn eine Kontrolle durchgeführt wird.

Was von Ihnen erwartet wird

Nachweisbare Konformität des Produkts

Verordnung (EU) 2019/1020 geht davon aus, dass ein Marktteilnehmer nachweisen kann, dass ein Produkt die geltenden Anforderungen erfüllt, nicht dass dies erst beim Nachfragen durch eine Überwachungsbehörde geklärt wird. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass die Begründung der Konformität bereits vorliegen muss: technische Dokumentation, Testberichte, Erklärungen von Lieferanten über Zusammensetzung oder Herkunft. Wer dies erst nach einer ersten Anfrage einer Überwachungsbehörde zu sammeln beginnt, hinkt den Tatsachen hinterher.

Ein Ansprechpartner innerhalb der Organisation

Marktüberwachung arbeitet mit einem verantwortlichen Marktteilnehmer: jemand, der auf Fragen antwortet und die angeforderten Unterlagen zur Verfügung stellen kann. In einem kleineren Unternehmen ist das oft dieselbe Person, die auch die Qualitätsdossiers verwaltet oder den Einkauf durchführt. Praktisch bedeutet dies, dass es jemanden mit der Befugnis und dem Wissen geben muss, um innerhalb einer angemessenen Frist zu antworten – nicht einen externen Partner, der erst hinzugezogen werden muss, bevor etwas zurückkommt.

Informationen, die dem Produktpass entsprechen

Artikel 27 der ESPR beschreibt, dass Hersteller die Informationen, die in einen Produktpass gehören, auch untermauern können: woher die Daten stammen, wer sie bereitgestellt hat, und ob sie mit dem übereinstimmen, was im Pass steht. Für Aluminium-Halbfabrikate geht es um Daten über Zusammensetzung, Herkunft und gegebenenfalls Recyclingquoten. Eine Überwachungsbehörde, die einen Pass über den QR-Datenträger konsultiert, kann nach den zugrunde liegenden Quelldokumenten dieser Informationen fragen. Ein Unternehmen, das Daten weitergegeben hat, ohne sich eine eigene Kopie der Begründung zu bewahren, kann auf eine Anfrage hin nichts zeigen außer dem, was bereits online verfügbar ist.

Mitwirkung bei einer Kontrolle

Verordnung (EU) 2019/1020 geht von Mitwirkung aus: Zugang zu Informationen gewähren, Muster zur Verfügung stellen, wenn dies verlangt wird, und relevante Dokumentation innerhalb einer gesetzten Frist einreichen. Das erfordert eine Organisation, die weiß, wo die Unterlagen liegen und wer sie bereitstellen kann, auch wenn die Person, die den Pass ursprünglich erstellt hat, nicht mehr im Unternehmen tätig ist.

Maßnahmen bei einem festgestellten Mangel

Wenn eine Überwachungsbehörde einen Mangel feststellt – einen Pass, der nicht mit dem physischen Produkt übereinstimmt, oder fehlende Informationen – muss es laut Verordnung (EU) 2019/1020 eine Reaktion geben: Korrigieren, Ergänzen oder das Produkt aus dem Verkehr nehmen, wenn dies verlangt wird. Für einen Produktpass bedeutet dies, dass es ein Verfahren geben muss, um einen Pass ändern oder ergänzen zu können, nicht nur, um ihn einmal zu erstellen und ihn dann liegen zu lassen.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Die Dokumentation existiert, aber niemand weiß, wo sie liegt. Testberichte und Lieferantenerklärungen sind vorhanden, liegen aber verteilt auf verschiedene Ordner, Postfächer und Systeme. Bei einer Anfrage einer Überwachungsbehörde dauert es Tage, alles zusammenzusuchen, während die Anfrage oft innerhalb einer kürzeren Frist beantwortet werden muss.

Der Pass und das physische Produkt driften auseinander. Ein Lieferant ändert die Zusammensetzung einer Legierung, aber der Pass wird nicht aktualisiert. Bei einer Kontrolle stellt sich heraus, dass die Daten nicht mehr mit dem übereinstimmen, was tatsächlich im Produkt enthalten ist.

Es gibt niemanden als Ansprechpartner. Das Unternehmen hat den Produktpass von einem externen Partner erstellen lassen, es besteht aber intern keine Klarheit darüber, wer reagiert, wenn eine Frage ankommt. Die E-Mail des Aufsichtsbeamten bleibt tagelang liegen, weil sich niemand verantwortlich fühlt.

Dokumentation der Herkungftsdaten fehlt. Der Produktpass enthält einen Recyclinganteil, aber die Herstellererklärung, auf die sich diese Zahl stützt, wurde nie archiviert. Ohne diese Originaldokumentation wurde die Zahl veröffentlicht, ist aber nicht nachvollziehbar.

Bestand, das bereits vor Einführung der Pflicht im Umlauf ist, wird vergessen. Eine Kontrolle richtet sich manchmal auf Produkte, die bereits lange auf dem Markt sind. Wer sich nur auf neue Produktion vorbereitet hat und nicht berücksichtigt hat, was mit Aluminiumbeständen, die bei Einführung der Regelungen bereits vorhanden sind, passiert, kann damit bei einer Kontrolle noch konfrontiert werden.

Was Sie bereits festhalten können

• Eine Übersicht darüber, wer innerhalb der Organisation Ansprechperson für Anfragen eines Aufsichtsbeamten ist, einschließlich eines Stellvertreters.
• Die Originaldokumente hinter jedem Angabe im Produktpass: Testberichte, Herstellererklärungen, Zertifikate — an einem festen Ort aufbewahrt, nicht nur beim externen Partner, der den Produktpass zusammengestellt hat.
• Ein fester Zeitpunkt, an dem überprüft wird, ob die Daten in einem Produktpass noch dem aktuellen Produkt entsprechen, besonders nach einer Änderung bei einem Lieferanten.
• Ein kurzfassbares Verfahren für das Vorgehen, wenn ein Aufsichtsbeamter Kontakt aufnimmt: wer reagiert, innerhalb welcher Frist, und wer stellt die Unterlagen bereit.
• Für Unternehmen, die noch anfangen müssen: eine Übersicht über wie der Produktpass für Aluminium Schritt für Schritt angegangen wird,, damit die Dokumentation von Anfang an in Ordnung ist, anstatt nachträglich zusammengetragen zu werden.
• Für die interne Organisation: eine kurze Erklärung gegenüber Kollegen darüber, was sich ändert, zu finden unter wie erkläre ich meinen Kollegen, was sich durch den Produktpass ändert, damit eine Kontrolle nicht als Überraschung bei Personen ankommt, die nicht darauf vorbereitet sind.