Een fout in het productpaspoort van uw aluminium halffabricaat herstelt u niet in een paar minuten, maar er is ook geen wettelijke termijn die zegt binnen hoeveel dagen dat moet gebeuren. De doorlooptijd wordt in de praktijk bepaald door drie dingen: hoe snel de juiste brongegevens boven tafel komen, wie er binnen uw organisatie over gaat, en hoe het paspoort technisch is opgebouwd. Bij een eenvoudige typefout kan dat een kwestie van dagen zijn; bij een fout die terugslaat op een leverancier verderop in de keten kan het weken duren.
De verordening zelf schrijft, voor zover nu bekend, geen vaste hersteltermijn voor. Wat wel vaststaat is dat een productpaspoort actueel en juist hoort te zijn zolang het product op de markt is of gebruikt wordt. Hoe streng een toezichthouder daarnaar kijkt en welke termijn in een concreet geval redelijk is, is aan die toezichthouder of, bij twijfel, aan een jurist om te beoordelen. Dit artikel beschrijft alleen waar de doorlooptijd in de praktijk van beïnvloed wordt.
Waar de klok pas gaat lopen
Voordat er iets hersteld kan worden, moet eerst duidelijk zijn wát er niet klopt en waar die informatie oorspronkelijk vandaan kwam. Bij aluminium halffabricaten zit een deel van de gegevens bij de producent van de legering, een deel bij de walserij of gieterij, en een deel bij uzelf als verwerker of importeur. Een fout in bijvoorbeeld het aandeel gerecycled materiaal is vaak niet uw eigen fout, maar wel uw verantwoordelijkheid om te laten corrigeren. Dat betekent dat de eerste stap vaak niet het aanpassen van het paspoort is, maar het opsporen van de juiste bron. Wie dat traject al eens heeft doorlopen, weet dat dit vaak de langste stap is, niet de laatste.
Op hoe de gegevens in uw paspoort tot stand komen ziet u welke partij welk deel van de informatie aanlevert. Dat is ook de plek om te achterhalen bij wie u moet zijn als er iets niet klopt: bij uzelf, bij uw toeleverancier, of bij de partij die het paspoort voor u heeft samengesteld.
Interne besluitvorming kost vaak meer tijd dan de correctie zelf
In veel MKB-bedrijven is niet vooraf vastgelegd wie er intern verantwoordelijk is als een fout in het paspoort wordt opgemerkt. Is dat de kwaliteitsmedewerker, de inkoper die het contact met de leverancier onderhoudt, of de directie omdat het om een aansprakelijkheidsgevoelig punt gaat? Zolang die vraag niet is belegd, blijft een gesignaleerde fout soms wekenlang liggen voordat iemand de eerste stap zet. Dat is geen juridisch probleem, maar wel de meest voorkomende reden waarom herstel langer duurt dan nodig.
Technische opbouw bepaalt hoe snel een correctie zichtbaar wordt
Als de juiste gegevens eenmaal binnen zijn, hangt het van de technische inrichting af hoe snel de correctie ook echt in het paspoort staat. Sommige systemen werken met een vaste QR-code die naar een dynamische pagina verwijst; daar is een correctie in principe binnen een dag door te voeren. Andere opzetten genereren bij elke wijziging een nieuw document of een nieuwe versie, wat meer coördinatie vraagt, zeker als er al fysieke labels met de oude QR-code zijn aangebracht op voorraad of bij een klant.
Dit is precies het type vraag dat u vooraf met uw softwareleverancier of paspoortdienst hoort te bespreken, niet pas op het moment dat er iets misgaat. Wie bepaalt wanneer een wijziging live gaat, hoe lang een oude versie nog bereikbaar blijft, en of u zelf kunt zien wanneer een correctie is doorgevoerd, zijn vragen die de doorlooptijd in de praktijk grotendeels bepalen.
Wat u vooraf kunt regelen om herstel te versnellen
De snelste correcties zien we bij bedrijven die vooraf al hebben vastgelegd wie welke gegevens aanlevert, welke partij verantwoordelijk is voor de juistheid van welk onderdeel, en hoe een wijziging technisch wordt doorgevoerd. Dat is geen kwestie van een dik protocol, maar van een paar heldere afspraken die u eenmalig maakt en die daarna houdbaar blijven.
In de kennisbank met uitleg per onderwerp vindt u hoe andere bedrijven deze afspraken hebben ingericht, uitgesplitst naar de situatie die op uw bedrijf van toepassing is. En als u wilt weten waar uw eigen paspoorttraject nu staat en wat een logische volgende stap is, geeft de korte scan met een paar vragen daar een eerste indicatie van.
Of een correctie in uw specifieke geval snel genoeg is, en wat een toezichthouder daarvan zou vinden, is niet iets wat in algemene zin te beantwoorden is. Voor die beoordeling is uw eigen situatie leidend, en daarvoor verwijzen wij naar een jurist of naar de toezichthouder die voor uw sector bevoegd is.
Wilt u eerst een beeld krijgen van hoe het productpaspoort in uw bedrijf georganiseerd zou moeten worden, voordat er iets te herstellen valt? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de meestgestelde vragen over het productpaspoort om te zien welke stap voor u het meest voor de hand ligt.