En fejl i produktpasset for jeres aluminium-halvfabrikat retter I ikke på få minutter, men der er heller ingen lovbestemt frist, der angiver, hvor mange dage det skal tage. Behandlingstiden bestemmes i praksis af tre forhold: hvor hurtigt de korrekte kildeoplysninger kommer frem, hvem der er ansvarlig inden for jeres organisation, og hvordan passet er teknisk opbygget. Ved en simpel stavefejl kan det være en sag om nogle få dage; ved en fejl, der går tilbage til en leverandør længere nede i kæden, kan det tage uger.
Forordningen selv foreskriver såvidt vides ingen fast rettelsesfrist. Det, der er sikkert, er, at et produktpas skal være aktuelt og korrekt, så længe produktet er på markedet eller bliver brugt. Hvor strengt en tilsynsmyndighed ser på det, og hvilken frist der i et konkret tilfælde er rimelig, er op til tilsynsmyndigheden eller, hvis der er tvivl, en jurist at bedømme. Denne artikel beskriver kun, hvad behandlingstiden i praksis påvirkes af.
Hvor klokken først begynder at gå
Før noget kan rettes, skal det først være klart, hvad der ikke stemmer, og hvor disse oplysninger oprindeligt kom fra. Ved aluminium-halvfabrikater ligger nogle data hos legeringens producent, nogle hos valsningen eller støbegården, og nogle hos jer selv som bearbejder eller importør. En fejl i f.eks. andelen af genbrugsmateriale er ofte ikke jeres egen fejl, men dog jeres ansvar at få rettet. Det betyder, at det første trin ofte ikke er at tilpasse passet, men at spore den korrekte kilde op. Den, der har gennemgået denne proces før, ved, at dette ofte er det længste trin, ikke det sidste.
På hvordan dataene i dit pas kommer i stand ser I, hvilken part der leverer hvilken del af oplysningerne. Det er også stedet til at finde ud af, hvem I skal kontakte, hvis noget ikke stemmer: jer selv, jeres underleverandør, eller den part, der har sammensat passet for jer.
Intern beslutningstagning tager ofte længere tid end selve rettelsen
I mange små og mellemstore virksomheder er det ikke på forhånd bestemt, hvem der internt er ansvarlig, når en fejl i passet opdages. Er det kvalitetsmedarbejderen, den indkøbsmedarbejder, der vedligeholder kontakten med leverandøren, eller direktionen, fordi det vedrører et ansvarsfølsomt punkt? Så længe det spørgsmål ikke er afklaret, bliver en påpeget fejl nogle gange liggende i flere uger, før nogen tager det første skridt. Det er ikke et juridisk problem, men det er den hyppigste årsag til, at rettelsen tager længere tid end nødvendigt.
Teknisk opbygning bestemmer, hvor hurtigt en rettelse bliver synlig
Når de korrekte data er modtaget, afhænger det af den tekniske indretning, hvor hurtigt rettelsen faktisk kommer til at stå i passet. Nogle systemer arbejder med en fast QR-kode, der peger på en dynamisk side; der kan en rettelse principielt gennemføres inden for en dag. Andre ordninger genererer ved hver ændring et nyt dokument eller en ny version, hvilket kræver mere koordinering, især hvis der allerede er fysiske etiketter med den gamle QR-kode på lager eller hos en kunde.
Dette er præcis det type spørgsmål, som I på forhånd bør drøfte med jeres softwareleverandør eller pasporttjeneste, ikke først når noget går galt. Hvem bestemmer, hvornår en ændring går live, hvor længe en gammel version stadig er tilgængelig, og om I selv kan se, hvornår en rettelse er gennemført, er spørgsmål, der i praksis i høj grad bestemmer behandlingstiden.
Hvad I på forhånd kan ordne for at fremskynde rettelsen
De hurtigste rettelser ser vi hos virksomheder, der på forhånd har fastlagt, hvem der leverer hvilke data, hvilken part der er ansvarlig for rigtigheden af hvilken del, og hvordan en ændring teknisk bliver gennemført. Det er ikke et spørgsmål om en tyk protokol, men om et par klare aftaler, som du indgår en gang, og som derefter forbliver holdbare.
I videnbanken med forklaring pr. emne finder du, hvordan andre virksomheder har tilrettelagt disse aftaler, opdelt efter den situation, der gælder for din virksomhed. Og hvis du vil vide, hvor dit eget pasportforløb står nu, og hvad et logisk næste skridt er, giver korte scan med et par spørgsmål hertil en første indikation.
Om en rettelse i dit specifikke tilfælde er hurtig nok, og hvad en tilsynsmyndighed ville mene derom, er ikke noget, der kan besvares på generel basis. For denne vurdering er din egen situation vejledende, og derfor henviser vi dig til en juridisk rådgiver eller til den tilsynsmyndighed, der er kompetent for din sektor.
Vil du først få et billede af, hvordan produktpasset skulle organiseres i din virksomhed, før der er noget at rette? Foretag den gratis quick-scan, eller gennemse emnerne i mest stillede spørgsmål om produktpasset for at se, hvilket skridt der er mest åbenlyst for dig.