Einen Fehler im Produktpass Ihres Aluminium-Halbzeugs beheben Sie nicht in wenigen Minuten, aber es gibt auch keine gesetzliche Frist, die vorschreibt, innerhalb wie vieler Tage das geschehen muss. Die Bearbeitungszeit wird in der Praxis von drei Dingen bestimmt: wie schnell die korrekten Ausgangsdaten verfügbar sind, wer in Ihrer Organisation dafür verantwortlich ist, und wie der Pass technisch aufgebaut ist. Bei einem einfachen Tippfehler kann das eine Angelegenheit von Tagen sein; bei einem Fehler, der auf einen Lieferanten weiter oben in der Kette zurückgeht, kann es Wochen dauern.
Die Verordnung selbst schreibt, soweit derzeit bekannt, keine feste Behebungsfrist vor. Was hingegen feststeht, ist, dass ein Produktpass aktuell und korrekt sein muss, solange das Produkt auf dem Markt ist oder verwendet wird. Wie streng eine Aufsichtsbehörde dies überprüft und welche Frist in einem konkreten Fall angemessen ist, liegt in der Ermessensfreiheit dieser Behörde oder, im Falle von Zweifeln, eines Juristen. Dieser Artikel beschreibt nur, wovon die Bearbeitungszeit in der Praxis beeinflusst wird.
Wann die Uhr zu laufen beginnt
Bevor etwas behoben werden kann, muss zunächst klar sein, was nicht stimmt und woher diese Information ursprünglich kam. Bei Aluminium-Halbzeugen stammen einige Daten vom Legierungshersteller, einige von der Walz- oder Gießerei und einige von Ihnen selbst als Verarbeiter oder Importeur. Ein Fehler beim Anteil des recycelten Materials ist beispielsweise oft nicht Ihr eigener Fehler, sondern dennoch Ihre Verantwortung, diesen zu korrigieren. Das bedeutet, dass der erste Schritt oft nicht die Anpassung des Passes ist, sondern die Ermittlung der korrekten Quelle. Wer diesen Prozess bereits durchlaufen hat, weiß, dass dies oft der längste Schritt ist, nicht der letzte.
Auf wie die Daten in Ihrem Paspoort zustande kommen sehen Sie, welche Partei welchen Teil der Informationen liefert. Das ist auch die richtige Stelle, um herauszufinden, an wen Sie sich wenden müssen, wenn etwas nicht stimmt: an sich selbst, an Ihren Zulieferer oder an die Partei, die den Pass für Sie zusammengestellt hat.
Interne Entscheidungsfindung kostet oft mehr Zeit als die Korrektur selbst
In vielen KMU-Unternehmen ist nicht vorab festgelegt, wer intern verantwortlich ist, wenn ein Fehler im Pass bemerkt wird. Ist das der Qualitätsmitarbeiter, der Einkäufer, der den Kontakt zum Lieferanten aufrechterhält, oder die Geschäftsführung, weil es um einen haftungsempfindlichen Punkt geht? Solange diese Frage nicht geklärt ist, bleibt ein gemeldeter Fehler manchmal wochenlang liegen, bevor jemand den ersten Schritt unternimmt. Das ist kein rechtliches Problem, aber der häufigste Grund, warum eine Behebung länger dauert als nötig.
Der technische Aufbau bestimmt, wie schnell eine Korrektur sichtbar wird
Sobald die korrekten Daten vorliegen, hängt es von der technischen Struktur ab, wie schnell die Korrektur auch wirklich im Pass sichtbar wird. Einige Systeme funktionieren mit einem festen QR-Code, der auf eine dynamische Seite verweist; dort kann eine Korrektur grundsätzlich innerhalb eines Tages durchgeführt werden. Andere Konzepte generieren bei jeder Änderung ein neues Dokument oder eine neue Version, was mehr Abstimmung erfordert, besonders wenn bereits physische Etiketten mit dem alten QR-Code auf Lager oder beim Kunden angebracht sind.
Dies ist genau die Art von Frage, die Sie vorab mit Ihrem Softwareanbieter oder Passdienst besprechen sollten, nicht erst, wenn etwas schiefgeht. Wer entscheidet, wann eine Änderung live geht, wie lange eine alte Version noch zugänglich bleibt, und ob Sie selbst sehen können, wann eine Korrektur durchgeführt wurde, sind Fragen, die die Bearbeitungszeit in der Praxis weitgehend bestimmen.
Was Sie im Voraus regeln können, um die Behebung zu beschleunigen
Die schnellsten Korrektionen sehen wir bei Unternehmen, die vorher bereits festgelegt haben, wer welche Daten liefert, welche Partei für die Richtigkeit welches Teils verantwortlich ist, und wie eine Änderung technisch durchgeführt wird. Das ist keine Frage eines dicken Protokolls, sondern von ein paar klaren Absprachen, die Sie einmalig treffen und die danach haltbar bleiben.
In der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema finden Sie, wie andere Unternehmen diese Absprachen eingerichtet haben, aufgeschlüsselt nach der Situation, die auf Ihr Unternehmen zutrifft. Und wenn Sie wissen möchten, wo Ihr eigenes Passiertrajekt jetzt steht und was ein logischer nächster Schritt ist, gibt die kurze Scan mit ein paar Fragen dafür einen ersten Hinweis.
Ob eine Korrektur in Ihrem spezifischen Fall schnell genug ist, und was eine Aufsichtsbehörde davon halten würde, ist nicht etwas, das in allgemeiner Weise zu beantworten ist. Für diese Beurteilung ist Ihre eigene Situation maßgeblich, und dafür verweisen wir auf einen Rechtsanwalt oder auf die Aufsichtsbehörde, die für Ihren Sektor zuständig ist.
Möchten Sie zunächst einen Überblick darüber erhalten, wie das Produktpass in Ihrem Unternehmen organisiert werden sollte, bevor es etwas zu reparieren gibt? Machen Sie den kostenlosen Quick-Scan oder blättern Sie durch die Themen in den häufig gestellten Fragen zum Produktpass um zu sehen, welcher Schritt für Sie am naheliegendsten ist.