vad är skillnaden mellan min tekniska dossiering och det digitala produktpasset

Det konkreta du måste göra

Vad som förväntas av dig

Ett tekniskt dossier och ett digitalt produktpass liknar varandra eftersom de båda sammanför data om en produkt, men de tjänar ett annat syfte och har en annan publik. Det tekniska dossiet finns för att visa att en produkt uppfyller gällande krav — det är interna bevis, avsett för en tillsynsmyndighet som begär underlag. Det digitala produktpasset finns för att förmedla information om produkten till alla i kedjan som behöver hantera den: en bearbetare, en återvinnare, en köpare längre fram i linjen. Den som har denna skillnad i ordning förhindrar att samma fråga senare måste besvaras två gånger på två olika ställen.

Visa att kraven på ekodesign är uppfyllda

Kraven på ekodesign från artiklarna 5 till 7 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) omfattar både prestanda-krav (till exempel något om hållbarhet, återanvändbarhet eller andelen återvunnet material) och informationskrav. Det tekniska dossiet är platsen där det dokumenteras HUR dessa krav är uppfyllda: vilka beräkningar, tester eller förklaringar som ligger till grund för detta. För ett företag med 10 till 100 anställda betyder detta vanligtvis att befintlig kvalitetsdokumentation — testrapporter, leverantörsförklaringar, interna mätprotokoll — får en ny funktion: de sparas inte bara för eget bruk utan måste också hålla stand om någon utifrån frågar efter dem.

Göra data tillgängliga via produktpasset

Artikel 10 i ESPR beskriver vad det digitala produktpasset måste innehålla och hur det ska vara tillgängligt, bland annat via en databärare såsom en QR-kod. Detta är inte platsen för bevisföring utan för de data som kedjan behöver: vilka data ingår i det digitala produktpasset för aluminium står därför löst från frågan om vilka underliggande testrapporter som finns. För praktiken betyder detta att en del av dossierinformationen väl flödar vidare till passet — till exempel legeringsbenämningen eller andelen återvunnet material — men i en annan, mer offentlig form.

Göra skillnad mellan bevis och offentlig information

Ett tekniskt dossier får vanligtvis vara mer detaljerat och känsligare än vad som kommer att publiceras i passet, eftersom det har en annan publik. Denna skillnad måste dock göras medveten: inte allt som står i dossieringen hör automatiskt hemma i passet, och inte allt som står i passet är tillräckligt som underlag för en tillsynsmyndighet. Företag som arbetar med konkurrenskänsliga sammansättningar eller recepturer stöter här snabbt på frågan ska jag göra min aluminium känsliga företagsdata offentliga — en fråga som kan besvaras olika för varje datapunkt.

Se till att båda dokumenten stämmer överens med varandra

Eftersom passet är ett utdrag och dossieringen är underlaget måste de två stämma överens med varandra: ett värde som står i passet måste kunna spåras tillbaka till något i dossieringen. För aluminium spelar detta en stark roll för CO2-utsläpp och återvinningsprocent, för vilka inte alla mätmetoder utan vidare är användbara — se enligt vilken metod ska jag mäta värdena för passet». När metoden i dossieringen inte överensstämmer med vad passet antyder, uppstår en skillnad som är svår att åtgärda när passet redan är publicerat.

Där det går fel i praktiken

En vanlig situation är att ett företag behandlar det tekniska dossieringen som «sanningens källa» och tror att passet automatiskt följer därav. I praktiken måste ett medvetet urval och en tolkningsprocess göras, och denna åtgärd glöms ofta bort eller överlämnas till en IT-leverantör utan att någon innehållsmässigt har kontrollerat om tolkningen är korrekt.

En annan situation: dossieringen uppdateras efter en processändring (till exempel en annan legering eller ytbehandling), men passet gör det inte. Det rör direkt vid hur ofta måste jag uppdatera uppgifterna i produktpasset — dossieringen kan vara internt aktuell medan passet, som redan finns hos kunden eller importören, visar föråldrad information.

Också problematiskt: företag förutsätter att det som är konfidentiellt i dossieringen också förblir så i passet. Utan en separat bedömning för varje datapunkt finns risken att känslig receptur- eller processinformation ändå blir synlig för parter som enligt vem får se vilka uppgifter från produktpasset skulle kunna ha tillgång till den, men som företaget inte skulle ha velat dela.

En fjärde situation uppstår vid ytbehandlingar: dossieringen innehåller ofta omfattande processparametrar, medan frågan om och hur detta ska presenteras i passet — se måste jag rapportera ytbehandlingen av aluminium — måste besvaras separat. Vem som inte gör det tar antingen på sig för mycket processdetalj eller glömmer en datapunkt som faktiskt förväntas.

Slutligen: företag som levererar internationellt låter ibland passet upprättas på ett språk eftersom det tekniska dossieringen också är på det språket, utan att kontrollera om det stämmer överens med vad som efterfrågas enligt på vilket språk måste uppgifterna i produktpasset vara.

Vad ni kan dokumentera

• En förteckning över vilka datapunkter från det tekniska dossieringen som är avsedda för internt bevis, och vilka som är avsedda att flöda vidare till produktpasset.
• En fast kontrollpunkt där dossieringen och passet läggs sida vid sida vid varje ändring i sammansättning, legering eller process.
• En intern överenskommelse om vem som är ansvarig för «tolkningssteget» mellan dossieringen och passet, så att detta inte implicit hamnar hos en programvaruleverantör.
• En lista över datapunkter som markerats som företagskänsliga, med anledningen till varför, så att denna bedömning är återhållbar och spårbar.
• Dokumentation av den använda mätmetoden för varje datapunkt (till exempel för CO2-utsläpp eller återvinningsprocent), så att dossieringen och passet stöds av samma underlag.
• En versionshantering som dokumenterar när dossieringen uppdaterades och när denna ändring (eller inte) genomfördes i passet.