Kann ich die Verbindung mit dem Aluminium-Produktpass selbst regeln?
Teils ja, teils nein. Das Sammeln und Bereitstellen der Daten, die in den Pass kommen, können Sie normalerweise problemlos selbst tun: Sie wissen wie niemand anderes, welches Aluminium Sie einkaufen, von wem und welche Zertifikate dazugehören. Die technische Seite – die Kopplung dieser Daten an eine QR-Datenträger, die Generierung einer maschinenlesbaren Datei, die den Anforderungen der Verordnung entspricht, und die Gewährleistung ihrer Zugänglichkeit für zehn Jahre – erfordert in der Praxis normalerweise einen spezialisierten Dienstleister, einfach weil die technischen Standards noch in Entwicklung sind.
Die Verordnung selbst schreibt nicht vor, wer die Kopplung vornimmt. Sie stellt Anforderungen an das Ergebnis: Der Pass muss vorhanden sein, er muss über einen Datenträger erreichbar sein, und die Daten müssen korrekt und aktuell bleiben. Wie Sie das organisieren, können Sie selbst entscheiden. Genau das ist es, worauf die Frage "Kann ich das selbst" in der Praxis hinausläuft: nicht ob es erlaubt ist, sondern ob es für Ihr Unternehmen machbar und sinnvoll ist.
Was Sie selbst bereitstellen können
Die Basisdaten stammen von Ihnen, nicht von einem Softwareanbieter. Denken Sie an die Zusammensetzung der Aluminiumlegierung, die Herkunft, eventuellen Recyclinggehalt, Zertifikate von Ihrem Zulieferer und Daten zur Verarbeitung. Diese bereitzustellen ist Verwaltungsarbeit: Daten sammeln, überprüfen und in eine feste Struktur bringen. Unternehmen, die ihre Einkaufsverwaltung in Ordnung haben, erleben diesen Part als übersichtlich. Unternehmen, die ihre Lieferantendaten über E-Mail, Papier und verschiedene Systeme verteilt haben, stellen fest, dass dieser Teil mehr Zeit kostet als erwartet.
Um zu sehen, welche Daten für Ihre spezifische Situation relevant sind, hilft es, erst das größere Bild in der Wissensdatenbank mit Themen pro Situationzu betrachten. Dort wird pro Thema erläutert, was die Verordnung verlangt, ohne dass Sie gleich in die technische Seite eintauchen müssen.
Wo die Technik ins Spiel kommt
Sobald die Daten vollständig sind, muss etwas damit geschehen: Sie müssen in ein Format umgewandelt werden, das Maschinen lesen können, an einen eindeutigen QR-Code gekoppelt werden und so gehostet werden, dass sie zehn Jahre lang erreichbar bleiben – auch wenn Ihr Unternehmen den Softwareanbieter wechselt oder ein Produkt einstellt. Das erfordert Kenntnisse der technischen Standards, die die Europäische Kommission noch ausarbeitet, und der Art und Weise, wie Aufsichtsbehörden diese Standards überprüfen werden.
Selbst ein System aufzubauen, das dies dauerhaft richtig macht, ist für die meisten KMU keine realistische Lösung: Die Standards ändern sich noch, und ein Fehler in der technischen Umsetzung betrifft nicht nur einen Pass, sondern alle Pässe, die auf diese Weise erstellt wurden. Viele Unternehmen entscheiden sich daher für einen Dienstleister, der die technische Seite übernimmt, während das Unternehmen selbst die inhaltlichen Daten bereitstellt und überprüft. Wie eine solche Kopplung in der Praxis aussieht und welche Informationen dabei verwendet werden, wird auf der Seite erläutert wie die Daten zu einem Pass verarbeitet werden.
Der Unterschied zwischen Anbieter und Dienstleister
Die Verordnung legt die Verantwortung für die Richtigkeit der Daten bei der Partei, die das Produkt in Verkehr bringt – normalerweise der Hersteller oder Importeur. Das ändert sich nicht dadurch, dass Sie die technische Ausführung auslagern. Ein Dienstleister, der die Kopplung übernimmt, nimmt die technische Arbeit ab, nicht die Verantwortung für das, was im Pass steht. Dieser Unterschied ist für Aufsichtsbehörden relevant: Sie schauen, wer für den Inhalt verantwortlich ist, nicht nur wer die Technik bereitgestellt hat.
Es ist daher ratsam, bei jeder Entscheidung – selbst machen oder auslagern – klar festzuhalten, wer welchen Teil des Prozesses beherrscht. Das vermeidet Unklarheiten, wenn Daten aktualisiert oder überprüft werden müssen.
Wann Auslagerung sinnvoller ist
Wenn Ihr Unternehmen über begrenzte IT-Kapazität verfügt, keine Erfahrung mit Datenstandards hat oder einfach nicht die Zeit hat, um die technischen Entwicklungen zu verfolgen, liegt eine Auslagerung des technischen Teils nahe. Das bedeutet nicht, dass Sie die Kontrolle verlieren: Sie bleiben Eigentümer der Daten und bestimmen, was geliefert wird. Ein guter erster Schritt ist zu überprüfen, wo sich Ihr Unternehmen derzeit befindet: welche Daten Sie bereits haben und welcher Teil des Prozesses noch fehlt.
Mit ein paar Fragen sehen Sie sofort eine Orientierung von dem, was für Ihre Situation relevant ist. Haben Sie Zweifel an einem bestimmten Teil, dann finden Sie Antworten auf häufig gestellte praktische Fragen in der Übersicht Antworten auf Fragen, die auch andere Unternehmen stellten.
Möchten Sie wissen, welchen Teil des Aluminium-Produktpasses Sie realistisch selbst regeln können und welcher Teil mehr verlangt, als Ihre derzeitigen Systeme leisten können? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder lesen Sie sich gründlich in die Themen der Wissensdatenbank ein, um sich ein gutes Bild zu machen, bevor Sie eine Wahl treffen.