Der häufigste Fehler, den wir sehen, ist dieser: Ein Unternehmen führt ein Gespräch mit dem Softwarelieferanten über das digitale Produktpass, und verlässt dieses Gespräch mit der Vorstellung, dass der Lieferant jetzt "das geregelt hat". Dies ist ein Missverständnis mit Folgen, denn die Verordnung unterscheidet zwischen dem Lieferanten der Technik und dem Verantwortlichen für den Inhalt des Passes.
Der Softwarelieferant baut oder liefert das System: die Schnittstelle, die Speicherung, manchmal den QR-Datenträger. Die Verpflichtung jedoch, dafür zu sorgen, dass die Daten im Pass korrekt und aktuell bleiben, liegt beim Anbieter — normalerweise beim Hersteller oder Importeur des Aluminium-Halbzeugs. Ein System kann keine Daten überprüfen, die niemals korrekt bereitgestellt wurden. Wer das verwechselt, läuft Gefahr, dass ein technisch einwandfreier Pass mit Inhalten entsteht, die niemand mehr überprüft hat.
Warum dieses Missverständnis entsteht
Das Gespräch mit einem Softwarelieferanten dreht sich schnell um Technik: welches System, welche Schnittstelle mit der bestehenden Verwaltung, was es kostet, wie schnell es funktioniert. Das sind nachvollziehbare Fragen, und der Lieferant beantwortet sie gerne, denn das ist sein Geschäft. Aber in diesem Gespräch verschwindet oft die Frage, die am meisten zählt: wer dafür sorgt, dass die Daten, die in den Pass aufgenommen werden, wirklich korrekt sind und bleiben. Ein Lieferant, der von einem "Compliance-Modul" oder einer "Passlösung" spricht, erweckt manchmal den Eindruck, dass die Verpflichtung damit erfüllt ist. Das ist verständlich aus einem Verkaufsgespräch heraus, aber das ist nicht, was die Verordnung regelt.
Es hilft, sich vorher selbst klar zu machen, was ein Produktpass genau enthalten muss und woher diese Daten stammen. Wer das noch nicht geregelt hat, findet in die Wissensdatenbank mit Erklärung pro Thema einen Überblick je nach Situation, ohne dass Sie erst einen Juristen konsultieren müssen.
Was die Verordnung über den Lieferanten sagt und was nicht
Die Verordnung beschreibt die Rolle des Anbieters: derjenige, der das Produkt auf den Markt bringt und damit verantwortlich ist für die Richtigkeit der Informationen, die letztendlich im Pass stehen. Ein Softwarelieferant ist in diesem Sinne kein Anbieter, auch nicht wenn er den Pass technisch hostet oder den QR-Code bereitstellt. Kontrollbehörden schauen bei Inspektionen auf die Herkunft und Richtigkeit der Daten, nicht auf die Frage, welches Softwarepaket dahinter steckt. Das bedeutet nicht, dass die Wahl eines Lieferanten unwichtig ist — es bedeutet nur, dass ein gut funktionierendes System keinen Ersatz für einen gut gepflegten und aktualisierten Pass darstellt.
Ob eine bestimmte Zusammenarbeit mit einem Lieferanten in Ihrer Situation ausreichend geregelt ist, kann nur ein Jurist oder die zuständige Kontrollbehörde beurteilen. Dieser Artikel beschreibt den Unterschied, den die Verordnung vornimmt, nicht wie das in Ihrem eigenen Vertrag geregelt ist.
Welche Fragen das Missverständnis vermeiden
Der Fehler lässt sich vermeiden, indem Sie im Gespräch mit dem Lieferanten ausdrücklich fragen, wer welchen Teil der Daten bereitstellt, und wer verantwortlich bleibt, wenn sich die Zusammensetzung oder Herkunft des Aluminiums ändert. Es ist auch sinnvoll zu fragen, was passiert, wenn Sie den Lieferanten wechseln: bleibt der Pass dann erreichbar, und wer sorgt dann für die Aktualisierung. Ein Lieferant, der diese Fragen klar beantworten kann, gibt damit auch zu erkennen, wo seine Rolle endet und Ihre beginnt. Wer sehen möchte, wie eine solche Datenbereitstellung in der Praxis aussieht, kann bei einer Erläuterung, wie die Daten zustande kommen, nachschlagen.
Wie Sie das Gespräch anders führen
Es ist hilfreich, das Gespräch mit dem Softwareliefer erst zu führen, nachdem Sie für sich selbst festgestellt haben, welche Daten Sie selbst bereitstellen und führen müssen. Dann wird das Gespräch eine Frage über Technik und Anschluss, statt eine Frage über Verantwortung. Unternehmen, die noch nicht genau wissen, wo sie stehen, können das mit ein paar Fragen, die Ihre Situation erfassen schnell klären, noch bevor ein Lieferant am Tisch sitzt.
Ein Produktpass bleibt auch nach der Übergabe ein lebendiges Dokument: Er muss aktualisiert werden, sobald sich etwas am Produkt oder den Daten ändert. Diese Verantwortung verschiebt sich nicht auf den Softwarelieferant, auch nicht wenn dieser die technische Verwaltung übernimmt. Wer mehr darüber lesen möchte, findet in Antworten auf praktische Fragen zum Produktpass eine Reihe häufiger auftretender Situationen ausgearbeitet.
Haben Sie noch kein klares Bild davon, was in Ihrem Fall erforderlich ist, dann ist die kostenlose Quick-Scan ein guter Ausgangspunkt: In ein paar Fragen erhalten Sie einen Überblick über Ihren Status, ohne dass Sie dafür ein Konto benötigen.